Bereits seit längerem hat sich der Vorstand mit dem Thema der Modernisierung seiner Mitgliederverwaltung beschäftigt. Zum Ende des Jahres 2020 wurde diese erfolgreich umgestellt.
Die Frage, wie kann man die einzelnen ehrenamtlichen Vorstände entlasten und die Arbeitsabläufe optimieren kann, ist ein fortwährender Prozess in einem modernen Verein. Die Anforderungen, die durch neue Vorschriften und Gesetze kommen, steigen stetig an, aber die Anzahl an Personen, die sich den Herausforderungen stellen, sinkt. Bereits vor knapp zwei Jahren wurde die Überlegung im Vorstand angestellt, die eigene Mitgliederstammdatenverwaltung zu erneuern und sie mit der Finanzbuchhaltung in einem neuen Programm zu vereinen.
Zum Anfang des Projektes galt es, die eigenen Prozesse zu untersuchen und die Anforderungen an die neue Software zu definieren. Auch der Datenschutz sollte von der neuen Software zukunftsträchtig umgesetzt werden. Auf dem Markt gibt es unzählige Programme unterschiedlichster Hersteller, die Software für Sportvereine anbieten. Viele Programme konnte bereits durch unsere eigenen Anforderungen an das neue System ausgeschlossen und die Liste auf knapp fünf Hersteller reduziert werden, hier wurde jeweils ein Testzugang angefordert. Nach einer ausgiebigen Testphase aller Systeme konnten wir uns auf ein System verständigen.
Gerade zu diesem Zeitpunkt veröffentlichte das Ministerium für Digitale Strategie und Entwicklung des Landes Hessen das Förderprogramm „Ehrenamt Digitalisiert“, sodass wir kurz darauf einen Förderantrag für das neue System und die neue IT-Hardware stellten. Im bewilligten Antrag waren auch die Schulungen für das neue Programm enthalten. Mit dieser finanziellen Unterstützung des Ministeriums konnte die Umstellung zügig umgesetzt werden.
Die größte Arbeit bestand darin, die bestehenden Daten aufzubereiten und in das neue System einzupflegen. Mit zusätzlicher Hilfestellung des Herstellersupportes konnte dies glücklicherweise ohne größere Fehler geschehen. Um jegliche Art von Problemen auszuschließen, wurde das alte und neue System parallel betrieben. So konnten sich beide Systeme gegenseitig überprüfen und sicherzustellen, dass es nicht zu Übertragungsfehler kam. Erfreulicherweise konnten keine Fehler festgestellt werden.
Die Vorstandsmitglieder der TSG Köppern verbrachten sehr viele Stunden im Selbststudium und mit der Einarbeitung in das neue System, sowie mit abendfüllenden Telefongesprächen oder Onlinemeetings. Das Ergebnis ist ein zufriedenstellender Abschluss der Systemumstellung. Unser Verein ist für das nächste Jahrzehnt gut aufgestellt. Unseren herzlichsten Dank richten wir auch an die Hessische Staatskanzlei und dem Ministerium für Digitale Strategie und Entwicklung für die Unterstützung.
Wir hoffen nun, uns wieder vermehrt unserer eigentlichen Kernkompetenz, dem Sport widmen zu dürfen – vorausgesetzt die Coronapandemie lässt dies bald wieder zu!